De Belastingdienst: wat willen ze zien?
Als u onderneemt, moet u verantwoording afleggen bij de Belastingdienst. U mag zelf bepalen hoe u uw administratie voert, maar bij een controle moet de Belastingdienst voldoende inzicht kunnen krijgen in uw cijfers. Bij een dergelijke controle wordt meer bekeken dan alleen de balans en uw jaarrekening. Bewaar daarom ook bijvoorbeeld offertes, zelfs als u hieruit geen opdrachten heeft gehaald.
Wat u moet bewaren voor de Belastingdienst:
• Geldadministratie: kas-, bank- en giroboeken, maar ook kassastroken en kassabonnen
• Kasbewijzen en dagafschriften van bank en giro
• Debiteuren- en crediteurenadministratie (inclusief adressen en relatiegegevens)
• Inkoop- en verkoopfacturen
• Contracten en overeenkomsten
• Voorraad-, inkoop- en verkoopadministratie (artikelgegevens, omschrijvingen, prijzen)
• Alle onderdelen van de financiele administratie (journaal, grootboeken), in het eigen boekhoudpakket of bij de externe administrateur
• Fiscaal of juridisch relevante correspondentie (inkomende en uitgaande brieven)
• Overige basisgegevens, zoals opdrachten, bestellingen, kasrollen, planning, gegevens over gebruikte materialen, gewerkte uren en uitvoering van werkzaamheden
• De jaarrekening met de balans en de winst- en verliesrekening
• De agenda van de ondernemer, bijvoorbeeld ter onderbouwing van het aantal gewerkte uren of gedeclareerde zakendiners
• Zakelijk gegevens op computers – inclusief zakcomputers (pda’s) – zoals e-mails en elektronische agenda
Voor de meeste zakelijke documenten, zoals facturen, jaarrekeningen en uw loodadministratie, gelden wettelijke bewaartermijnen. Hoe lang moet u ze in het archief houden of op uw pc laten staan? Hoe zit het met e-mail? En wanneer moet u welke gegevens vernietigen? Een boekhouder aangesloten bij ons netwerk kan u hier uitvoerig over informeren.
